Excel créer une liste déroulante : Guide étape par étape

Créer une liste déroulante dans Excel est une fonctionnalité pratique qui permet de gérer efficacement les données et de garantir la cohérence de la saisie. Cela est particulièrement utile pour les données répétitives, permettant aux utilisateurs de sélectionner une option parmi un ensemble prédéfini au lieu de saisir manuellement l’information. La mise en place d’une liste déroulante contribue à la création de feuilles de calcul plus interactives et professionnelles.

La création d’une liste déroulante se fait à travers l’onglet ‘Données’ d’Excel, où vous pouvez accéder à la fonctionnalité ‘Validation des données’. Cette fonction offre la possibilité de restreindre le type de données ou les valeurs que les utilisateurs peuvent entrer dans une cellule. En quelques étapes, vous pouvez définir une liste de valeurs autorisées que les autres utilisateurs pourront sélectionner.

L’outil de liste déroulante peut également faire référence à des données situées sur la même feuille ou une autre feuille de travail Excel, rendant votre liste dynamique et facile à modifier. C’est idéal pour les environnements de travail collaboratifs où les paramètres de saisie de données doivent être standardisés pour minimiser les erreurs et faciliter le traitement des données.

Principes de base d’Excel pour créer une liste déroulante

Lorsque vous travaillez sur Excel et souhaitez organiser les données de manière efficace, vous pouvez créer une liste déroulante. Cette fonctionnalité permet de gérer la saisie des données et de les standardiser. Voici les étapes à suivre :

  • Sélectionnez la cellule ou la plage de cellules où vous voulez que la liste déroulante apparaisse.
  • Allez dans l’onglet Données dans la barre de menu, puis cliquez sur Validation des données.
  • Dans la boîte de dialogue, sous l’onglet Paramètres, choisissez Liste dans le menu déroulant permettant de sélectionner le type de critère.
  • Saisissez les données de votre liste directement dans le champ Source, séparées par des virgules, ou référencez la plage de cellules qui contient les items de votre liste.
Étape Action
1 Sélectionner la cellule/plage de cellules
2 Cliquer sur Données -> Validation des données
3 Choisir Liste dans le menu Type de critère
4 Entrer les données ou sélectionner la plage

Une fois la plage spécifiée, les utilisateurs de la feuille de calcul ne pourront sélectionner que les valeurs de la liste pour cette cellule. Cela réduit les erreurs d’entrée et rend les tableaux plus cohérents.

Si vous avez besoin d’éditer la liste déroulante plus tard, revenez dans Validation des données et modifiez les options souhaitées pour ajuster votre liste. N’oubliez pas de presser OK pour confirmer vos changements.

Étapes initiales pour la création d’une liste déroulante

Pour créer une liste déroulante dans Excel, vous devez d’abord préparer la cellule où la liste sera active et configurer les paramètres nécessaires. Suivez ces étapes pour démarrer le processus.

Sélection de la cellule de destination

Choisissez la cellule dans laquelle vous souhaitez voir apparaître le menu déroulant. Il suffit de cliquer sur celle-ci pour la rendre active.

Accès à la boîte de dialogue de validation des données

Allez dans l’onglet Données sur le ruban d’Excel. Cliquez sur l’icône Validation des données qui se trouve dans le groupe Outils de données.

Configuration de la source de la liste

Dans la boîte de dialogue Validation des données, sous l’onglet Paramètres, sélectionnez Liste comme type de critère. Dans le champ Source, vous devez indiquer d’où proviendront les données de votre liste. Vous pouvez taper directement les entrées de la liste séparées par des virgules, ou bien cliquer sur l’icône de sélection à droite du champ pour choisir un ensemble de cellules dans votre feuille qui contient les données désirées.

Personnaliser la liste déroulante

La personnalisation de votre liste déroulante dans Excel permet d’optimiser l’expérience de saisie et de maintenir la qualité des données. Vous pouvez définir les valeurs acceptées, ajouter des messages d’assistance, et configurer des messages d’alerte pour guider les utilisateurs lors de leurs entrées.

Définir les valeurs acceptées

Pour définir les valeurs que vous souhaitez autoriser, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez la cellule où vous souhaitez créer la liste déroulante.
  2. Allez dans l’onglet Données et cliquez sur Validation des données.
  3. Sous l’onglet Paramètres, choisissez l’option Liste dans le menu Autoriser.
  4. Dans le champ Source, entrez les valeurs souhaitées, séparées par des virgules, ou faites référence à la plage de cellules qui contient les valeurs.

Ajouter des messages d’assistance

Pour aider les utilisateurs lors de la saisie :

  1. Ouvrez la boîte de dialogue Validation des données.
  2. Cliquez sur l’onglet Message d'entrée.
  3. Activez l’option Afficher le message d'entrée lors de la sélection de la cellule.
  4. Entrez un titre et votre message de saisie qui orientera l’utilisateur lorsqu’il sélectionnera la cellule.

Configurer des messages d’alerte

Afin de configurer des alertes d’erreur qui apparaissent lors d’entrées invalides :

  1. Toujours dans Validation des données, sélectionnez l’onglet Alerte d'erreur.
  2. Assurez-vous que la case Afficher l'alerte d'erreur après la saisie de données invalides est cochée.
  3. Choisissez le Style d’alerte désiré : Arrêt, Avertissement, ou Information.
  4. Complétez les champs Titre et Message d'alerte, en définissant un texte qui s’affichera lorsque des données non conformes aux valeurs prédéfinies seront saisies.

Gestion avancée des listes déroulantes

Pour maîtriser les listes déroulantes dans Excel, il est crucial de comprendre l’utilisation de techniques avancées comme le Gestionnaire de noms, la création des listes en cascade, et la validation de données avec formules. Ces fonctionnalités permettent de renforcer la personnalisation et la précision dans la saisie de vos données.

Utiliser le Gestionnaire de noms pour les listes déroulantes

Pour créer une liste déroulante dynamique, le Gestionnaire de noms est un outil puissant. Vous pouvez définir une plage nommée qui s’ajuste automatiquement avec la fonction =DECALER(). Dans Excel, accédez à Formules > Gestionnaire de noms, puis définissez un nouveau nom pour votre liste en utilisant la formule de décalage.

Créer des listes déroulantes en cascade

Les listes déroulantes en cascade permettent à vos secondes listes de s’adapter en fonction du choix fait dans la première liste. Après avoir créé votre première liste déroulante avec la validation des données, définissez une seconde validation de données qui fait référence à la première à l’aide de plages nommées qui correspondent à chaque choix possible de la première liste.

Employer la fonction de validation des données avec formules

Pour limiter les saisies à des valeurs spécifiques, utilisez la fonction de validation des données. En intégrant des formules directement dans les critères de validation, vous pouvez contrôler encore plus précisément les données saisies. Cette méthode est utile pour créer des règles de validation personnalisées qui ne sont pas disponibles par défaut dans les options de validation des données d’Excel.

Techniques de maintenance et de mise à jour

Pour assurer le bon fonctionnement de vos listes déroulantes sous Excel, il est crucial de savoir comment les maintenir et les mettre à jour. Cette section vous guide à travers les techniques pour modifier les options, étendre la plage de cellules et supprimer une liste déroulante.

Modifier les options existantes

Pour changer les options dans votre liste déroulante, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez la cellule contenant la liste déroulante.
  2. Accédez à l’onglet Données et cliquez sur Validation des données.
  3. Sous l’onglet Paramètres, modifiez le contenu du champ Source pour inclure ou exclure des options.
  4. Confirmez en cliquant sur OK.

Lorsque vous modifiez les options, assurez-vous de ne pas laisser de cases vides si la continuité dans votre liste est nécessaire.

Étendre la plage de cellules de la liste

Pour agrandir la sélection de votre liste déroulante :

  1. Accédez à la cellule initiale de la liste.
  2. Ouvrez la fenêtre Validation des données comme précisé ci-dessus.
  3. Dans le champ Source, ajustez la plage de cellules pour couvrir les nouvelles données (ex: A1 vers A1).

Mise à jour de votre liste sera automatique si vous avez préalablement nommé la plage de cellules et étendu cette dernière dans le gestionnaire de noms.

Supprimer ou effacer une liste déroulante

Si vous souhaitez retirer une liste déroulante :

  1. Sélectionnez la cellule ou la plage de cellules contenant la liste.
  2. Retournez dans Validation des données.
  3. Cliquez sur Effacer tout pour enlever la liste de la cellule sélectionnée.

Notez que supprimer la validation des données ne supprimera pas les données existantes dans la cellule mais simplement la fonction de liste déroulante.

Bonnes pratiques et conseils utiles

Pour créer une liste déroulante efficace dans Excel, il est essentiel de suivre certaines bonnes pratiques. Ces conseils vous aideront à améliorer la cohérence et l’efficacité de vos listes déroulantes.

Assurer la cohérence des données

Pour garantir l’uniformité de vos données, définissez clairement le type de données autorisé dans votre liste déroulante. Cela peut inclure des formats spécifiques, tels que des dates ou des nombres, et devrait être appliqué de manière constante pour éviter des erreurs de saisie. Utilisez des noms de plage nommée pour référencer vos données et garantir que la référence reste correcte même lorsque vous modifiez ou déplacez la liste.

Optimiser la saisie des données

Pour accélérer la saisie des données, assurez-vous que votre liste déroulante est concise et contient uniquement les options pertinentes. Limitez le nombre de lignes pour éviter de surcharger l’utilisateur avec trop de choix. Si nécessaire, subdivisez les données en catégories pour faciliter la recherche d’une option spécifique.

Organiser les listes déroulantes par ordre alphabétique

Triez les options de votre liste de choix en ordre alphabétique pour faciliter la recherche et la sélection des données par l’utilisateur. Cette méthode d’organisation permet aux utilisateurs de trouver rapidement ce qu’ils cherchent, en particulier si la liste est longue. Si votre liste comporte des groupes logiques, maintenez l’ordre alphabétique à l’intérieur de chaque groupe.

Cas d’utilisation avancés de la liste déroulante

L’usage des listes déroulantes dans Excel s’étend au-delà de la sélection simple, permettant une interaction dynamique et une gestion de données avancée au sein de vos tableaux. Elles peuvent s’adapter en temps réel aux modifications des données et interagir avec d’autres éléments d’une feuille de calcul.

Intégrer une liste déroulante dynamique

Dans Excel 365, votre liste déroulante peut être rendue dynamique grâce à l’utilisation de tableaux Excel comme source de données. Cette méthodologie assure que si des données sont ajoutées ou retirées du tableau, votre liste s’ajuste automatiquement sans intervention manuelle.

Procédez comme suit :

  1. Créez un tableau Excel (Insérer > Tableau) et assurez-vous que chaque donnée à apparaître dans la liste est saisie dans une ligne distincte du tableau.
  2. Sélectionnez la cellule où vous voulez insérer la liste déroulante dynamique.
  3. Allez dans Données > Validation des données, et sous l’onglet Paramètres, choisissez Liste dans le menu déroulant Autoriser.
  4. Dans le champ Source, entrez le nom de votre tableau précédé d’un signe de pourcentage (par exemple, %NomDeVotreTableau).

Votre liste déroulante sera ainsi liée dynamiquement, s’ajustant à toute modification du tableau source.

Interagir avec d’autres feuilles de calcul ou onglets

Vous pouvez aussi configurer une liste déroulante pour qu’elle référence des données situées dans des onglets ou feuilles de calcul différents. C’est idéal pour conserver des bases de données structurées et faciliter la navigation dans le document.

Voici les étapes à suivre :

  1. Sur la feuille de calcul source, définissez la plage de cellules contenant les données à utiliser.
  2. Notez soigneusement le nom de la feuille et la plage de cellules (par exemple, Feuille2!A1:A10).
  3. Retournez sur la cellule de votre feuille principale où vous souhaitez voir apparaître la liste déroulante.
  4. Sous Données > Validation des données, réglez l’option Autoriser sur Liste.
  5. Dans le champ Source, saisissez la référence notée précédemment (par exemple, =Feuille2!A1:A10).

En utilisant cette méthode, vous assurez que votre liste soit alimentée par les données d’un autre onglet, facilitant ainsi la gestion de données complexes et interconnectées entre différentes feuilles de votre classeur Excel.

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A propos de l'auteur

Je suis Thomas Coget, expert Excel.
Depuis 2021, j’aide les entreprises et les salariés à développer leur expertise sur Excel grâce à une méthode efficace, ludique et accessible. 

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